Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.
Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса
Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.
Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.
ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.
В этом документе должны найти отражение такие данные:
- дата и точное время установления факта затопления;
- адрес расположения залитого помещения;
- локализация водных масс;
- причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
- виновник случившегося залива (если он установлен);
- упоминание о свидетелях (если они были)
- описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).
ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.
Остальные части документа («шапка», дата, подписи членов комиссии) составляются по основным принципам делопроизводства. Строгой формы для документа законами не предусмотрено.
Акт о порче документов
Случаются ситуации, когда документы на предприятии приходят в негодность вследствие пожара, затопления, других факторов, например, грызунов, или же неумышленного либо злоумышленного деяния. В любом случае, поврежденные бумаги уже непригодны к дальнейшему использованию. Это могут быть документы архивного хранения или же действующая документация. Чтобы обосновать уничтожение таких документов, нужен акт об их порче, иначе неминуема административная при проведении проверки и обнаружении недостачи в документации.
Акт составляет сформированная руководством сразу после обнаружения факта порчи комиссия. Состав комиссии произвольный, как правило, в нее включается бухгалтер, руководитель структурного подразделения, юрист, могут быть приглашены и представители правоохранительных органов, пожарного надзора, коммунальщиков и т.п.
Форма акта свободная, но удобно применять образец, приведенный в Правилах архивного хранения документов. В тексте должны быть указаны:
- названия (регистры) пришедших в негодность документов или № архивного дела;
- описание факта обнаружения повреждений документации;
- место, где хранились бумаги;
- причина случившегося;
- ответственное за хранение лицо (его надо обязать написать объяснительную по необеспечению сохранности документов, что входит в его прямые обязанности);
- итог – количество поврежденных или утраченных документов.
Акт о неисправимых повреждениях документов
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Акт об установлении факта пропажи (кражи) имущества (вещей)
Акт об установлении факта пропажи (кражи) имущества (вещей)
12.12.2015 N 333 г. Москва
Мною, владельцем квартиры, расположенной по адресу г. Москва, Ленина 4-5, в присутствии соседей, сотрудников полиции, работников коммунальной службы — нужное выбрать или написать свое (Ф.И.О. адреса и телефоны), составлен настоящий акт о нижеследующем:
12.12.2015 вышеуказанная квартира была сдана Пупкину В.С. в аренду на срок 12 месяцев. В квартире находилось принадлежащее мне имущество, опись имущества прилагается, которое арендатор принял по акту приема-передачи на хранение. Наличие вещей в квартире на момент сдачи в аренду подтверждают соседи. Факт приобретения вещей подтверждается предоставленными чеками и договорами купли-продажи. Аренда подтверждается договором аренды, зарегистрированным в регистрационной палате. На основании пункта 5 договора аренды, арендодатель имеет право на осмотр квартиры предварительно предупредив о везите арендатора. Арендатор на звонки не отвечал. В 10 часов 10 минут мной в присутствии свидетелей (соседей) был произведен осмотр моей квартиры. В результате осмотра обнаружен факт пропажи некоторых вещей находящихся в списке акта приема-передаче вещей по договору аренды.
Кража — самое распространенное преступление против собственности. Как мы уже говорили, это обязательно тайная форма хищения со всеми присущими ему признаками. Тайным хищение считается, если оно произошло без согласия и ведома собственника имущества, и, обычно, незаметно для окружающих.
Часть 1 статьи 247 Трудового кодекса определяет, что обязанность устанавливать причины ущерба (в том числе и возникшего по вине работника) возлагается на работодателя. Последний должен определить, имело ли место противоправное поведение того или иного сотрудника и виноват ли он в причинении ущерба. Выясняя причины возникновения ущерба, работодатель обязан учитывать объяснения материально ответственных работников, которые необходимо получить в письменном виде. Если кто-то из сотрудников отказался представить объяснение, составляют соответствующий акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Его форма произвольна.
Передайте материалы дела в ОВД для того, чтобы была назначена дополнительная проверка и в ходе следственных действий будет дан ответ, имеет место хищение или нет. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации . Шаг — 4 При выявлении и подтверждении оперативными сотрудниками факта хищения определенной группой лиц или одним сотрудником, подается иск в Суд, который должен будет обязать виновника вернуть украденное или возместить его стоимость.
Так же готов выехать сам на объект Электрогорска 16.09.2009 г. для проведения проверки (инвентаризации). Однако, так как я испытываю затруднения в номенклатуре материалов и оборудования, чтобы было более объективно, хотелось бы поехать на объект со знающим человеком, например с Матвеевым А.П.
Наймодатель вправе требовать от Нанимателя выполнения обязанностей, предусмотренных Договором найма (аренды) и действующим законодательством Российской Федерации по пользованию Жильем, а также производить в любое время по своему усмотрению проверку состояния сданных внаем жилых помещений и вещей.
Акт о краже оборудования
Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям: Данный акт составляется с целью подтверждения прогула, опоздания или отсутствия работника на работе без уважительной причины. Документ составляется на фирменном бланке предприятия с указанием его наименования и реквизитов.
Наиболее очевидный вариант этого преступления — кража в отсутствие собственника. Наглядным примером служат квартирные кражи или кражи при противоправном проникновении в офис, производственное помещение или другое место, где хранится имущество, а также изъятие вещей, временно оставленых без присмотра.
В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи. В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии).
Акты материальных ценностей: скачать чистый бланк и образец
Если в результате повреждения предмета залога он изменился настолько, что не может быть использован по прямому назначению, залогодатель вправе отказаться от него и потребовать от залогодержателя возмещение за его утрату. Договором может быть предусмотрена обязанность залогодержателя возместить залогодателю и иные убытки, причиненные утратой или повреждением предмета залога.Смотреть другие Акт утраты имущества (установление факта утраты имущества)11.11.2015 N 446 г.
МоскваМною, начальником отдела кадров Метровой Е.В., в присутствии юрисконсульта Русинова А.А. и начальника службы безопасности Лукорева А.С. составлен настоящий акт о нижеследующем:11.11.2015 заместитель начальника технического отдела Жмыков А.Л.
сдал на хранение в гардероб ООО «» верхнюю одежду, драповое пальто черного цвета. Юрисконсульт Русинов А.А. подтверждает факт появления Жмыкова А.Л.
- кто из близких родственников, друзей или знакомых хозяев знал, что в квартире находится определенная сумма денег, и сможет это подтверждать в суде;
- какая сумма хранилась в доме;
- имеются ли на двери следы взлома;
- остались ли на окнах следы преступников.
Если есть акт инвентаризации имущества с указанием на недостачу, необходимости в официальной бумаги о пропаже нет. Как правило, по результатам инвентаризации созывается специализированная комиссия (если предусмотрено внутренними документами предприятия), которая фиксирует кражу. На основании материалов комиссии о проведенной проверке необходимо также написать заявление в полицию.
При обнаружении отсутствия материальных ценностей и сотрудника фиксируются оба случая, т.е. акт о пропаже имущества и акт об отсутствии работника. Важно помнить, что акт фиксирует факт уже случившийся. Если работник не появляется на работе в течении нескольких дней, то на каждое число составляются отдельный документ.
Законодательством не закреплена единая форма бланка. Каждая организация или структура своими локальными актами часто утверждает собственный вариант. Однако все акты, вне зависимости от оформления, имеют одну структуру: шапку, название, описательную часть, примечания и/или приложения, дата, подпись и др. отметки.
- имущество, которое является собственностью организации;
- имущество, которое находится в организации на отвтетственном хранении;
- имущество, взятое в аренду;
- имущество, полченное для последующей переработки;
- готовая продукция;
- имущество, которое не было учтено.
После того, как опись товаров будет окончена, а документы и описи проверены на точность заполнения, все лица, производившие проверку, а также материально-ответственные лица, должны раписаться на последней странице описи. Также материально-ответственные лица дают подтверждение(расписку), что подтверждают правильность и законность осуществления инвентаризации в их присутствии, согласны с ее итогами и претензий к работе членов комиссии не имеют.
Вместе с тем, даже если придерживаться подхода, что Конституционный Суд РФ развязал руки ритейлерам, дав волю в подтверждении факта хищения и отсутствия виновных лиц на основании иных документов, помимо постановления ОВД, остается неразрешенным вопрос, какими именно документами компания сможет доказать данное обстоятельство.
На практике установление причин возникновения таких потерь с подтверждением как факта хищения, так и факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти труднореализуемо либо еще более затратно, чем сами убытки, особенно в организациях торговли с открытым доступом покупателей к товарам, через секции самообслуживания (не учреждать же, в самом деле, пост полиции в торговом зале!).
Помимо этого, доказать сам факт наличия конкретной денежной суммы у потерпевшего лица помогут и определенные документы. Например, в качестве доказательства совершенной кражи могут быть приняты: справка с места работы, действующий кредитный договор и т.д. Все имеющиеся доказательства обязательно должны быть приложены к исковому заявлению, которое подается в судебный орган потерпевшим лицом, либо его официальным представителем.
Кража нередко становится результатом неправомерных действий недобросовестного сотрудника организации, компании, либо предприятия. В таком случае работодателю, прежде всего, необходимо зафиксировать обнаруженный ущерб.
Как грамотно составить договор займа Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.
Добрый всем день. Уже в третий раз сталкиваюсь с кражей и все ни как не могу понять чего полиции от меня надо Они просят следующие документ, И походу второй вопрос, господин оперуполномоченный, заявил что сумма моего ущерба, это стоимость товара без НДС.
Например, на предприятии была выявлена пропажа товарной продукции стоимостью 7500 руб. По результатам расследования было выявлено виновное лицо – кладовщик. Свою вину работник признал, готов возместить ущерб. В учете необходимо сделать такие записи:
- перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
- в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
- при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.
- основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
- нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
- товары;
- комплектующие и материалы;
- продукция;
- денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
- размер и сроки задолженностей и обязательств.
Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:
1. Типовых перечней.
В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
2. Ведомственных перечней.
Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.
3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:
- Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002);
- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998);
- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон «Об акционерных обществах»).
4. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.
Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г., а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.
В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.
Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.
Фрагмент номенклатуры дел
Как видим, документирование пропавших документов — процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.
Е.Г. Юсипова, член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»
Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее. Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.
Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.
Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.
В каких случаях составляется акт об утере БСО
Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:
1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.
2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.
3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.
4. Списание:
- если бланки, корешки и копии БСО испорчены — по истечении срока хранения в 5 лет;
- если при инвентаризации выявлено отсутствие БСО, сведения о котором имеются в книге учета, — в сроки, определяемые фирмой самостоятельно.
Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.
В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.
Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:
- в целях документального отражения причин недостачи БСО (выявление таких причин требуется для корректного списания бланков в соответствии с положениями п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
- в дисциплинарных целях (на основании соответствующего акта работодатель получает право взыскать с работника расходы на изготовление утерянных бланков в соответствии с заключенным с ним соглашением о материальной ответственности).
Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.
Акт об утере БСО составляется:
- в целях осуществления корректного бухучета БСО (для выбора правильной учетной схемы списания утерянных бланков);
- в дисциплинарных целях (для взыскания с утерявшего бланки сотрудника стоимости БСО).
Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.
Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях:
- «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)»;
- «Какую часть БСО нужно отдавать клиенту?».
Акт об утере БСО — образец скачать вы сможете на нашем портале — оформляется в целях обеспечения корректного учета бланков строгой отчетности, а также используется в области трудовых правоотношений. В чем заключается специфика его составления?
Акт о краже оборудования
Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям: Данный акт составляется с целью подтверждения прогула, опоздания или отсутствия работника на работе без уважительной причины. Документ составляется на фирменном бланке предприятия с указанием его наименования и реквизитов.
Наиболее очевидный вариант этого преступления — кража в отсутствие собственника. Наглядным примером служат квартирные кражи или кражи при противоправном проникновении в офис, производственное помещение или другое место, где хранится имущество, а также изъятие вещей, временно оставленых без присмотра.
В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи. В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии).
Докладная записка об утрате имущества
На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:
- Дата, номер и место написания, название организации.
- В основной части следует указать
- суть причиненных повреждений,
- наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей,
- приблизительную сумму ущерба.
Если предметов несколько, лучше оформить все данные в виде таблицы.
- Также нужно внести
- информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество
- и причины, по которым произошла порча имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения справедливого наказания).
Если виновных лиц установить невозможно (например, в случаях повреждения в результате форс-мажорных обстоятельств: катастроф, наводнений и т.п.), это надо обязательно обозначить.
- Далее в акте следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
- При наличии каких-то дополнительных подтверждающих документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.
Когда случается непреднамеренная порча имущества вследствие каких-либо жизненных ситуаций, например, выполнения работ, полученный вред нужно как-то компенсировать. Если речь идет об имуществе предприятия, то поврежденные вещи необходимо списывать или приходовать их ремонт. Виновный в порче может быть подвергнут административной или материальной ответственности. Основанием для этих процедур является нормативный документ – акт об испорченном имуществе.
На предприятии составить такой акт может уполномоченный на это материально-ответственный работник. В составе комиссии должно быть не менее 3 работников организации.
ВНИМАНИЕ! Если испорчено технически сложное оборудование, то в комиссию следует включить компетентного специалиста или пригласить эксперта.
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:
- регистрируется в Книге выдачи дел и
- оформляется:
- заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
- а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….