Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета выдачи журналов по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример журнала регистрации входящей документации
Документы, поступающие в организацию от других юридических и физических лиц, следует регистрировать в журнале. При этом на входящем бланке делается отметка о регистрации и присвоении ему регистрационного номера.
Регистрация входящих документов позволяет не потеряться ни одному листу, а лицу, передавшему бумагу позволяет быть уверенным в том, что он будет рассмотрен и дойдет до адресата по назначению. Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Образец для входящих документов предлагаем скачать внизу.
Книга регистрации не имеет типового бланка и может принимать такую форму, какая удобна самой организации.
Для исходящих бумаг может быть использована аналогичная форма с небольшими изменениями.
Личное дело: что туда входит
Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:
- заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
- трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
- кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
- личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
- автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
- выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
- дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
- инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
- рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
- характеристики на работника;
- дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
- ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
- информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
- информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
- прочие документы.
Типовые правила и требования к оформлению учетных книг
До начала внесения записей:
- все страницы нумеруют;
- книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
- указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
- подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
- на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.
Не допускается:
- подтирание ластиком;
- использование различных канцелярских средств корректировки текста;
- вырывание страниц.
В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.
Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.
На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.
Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.
Ведение журнала: распространенные способы
Точный бланк для журнала учёта рабочего времени законами не предусмотрен. У нанимателя в этом вопросе есть некоторая свобода.
Поведение допустимо в двух вариантах.
Ручная версия.
Предполагается специальная книга, которую можно и нужно шнуровать. Внесение записей – дело ответственного сотрудника, это происходит по мере необходимости. Ряд компаний соглашается с тем, чтобы каждый отдельный подчинённый вносил сведения о том, когда приходит и уходит с работы. Вся информация заверяется личными подписями.
Типографии продают готовые формы для таких журналов. Это книги для заполнения, с твёрдым или мягким переплетом. Количества страниц и граф должно хватить на максимальный период. Допустим вариант с распечаткой бланков, подготовленных заранее на персональном компьютере. После этого их подшивают в специальной папке.
Электронная версия.
Для заполнения выбирают специализированное программное обеспечение. В самых простых вариантах все данные вносятся вручную.
Иногда предусматривается автоматический режим формирования отчётности. Это экономит время и силы. Работодателю легче получить выборку относительно конкретных параметров, которые интересуют его в данный момент. Например – по больничным и отпускам, сверхурочной работе.
Кто должен вести журнал учета проверок?
В соответствии с ч. 8 ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц государственные (муниципальные) учреждения вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством РФ. Типовая форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля, утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Как уже было отмечено, в настоящее время ведение журнала учета проверок является правом, а не обязанностью государственного (муниципального) учреждения. Однако, по нашему мнению, ведение данного журнала представляется целесообразным, поскольку в нем подлежат отражению сведения о результатах проверки, которые вносятся самим проверяющим, а не работниками проверяемого учреждения. При наличии в действиях проверяющего каких-либо нарушений проверяемому учреждению с помощью журнала будет легче оспорить его действия. Кроме того, это убережет учреждение от выявления новых нарушений.
Согласно ч. 9 ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц в журнале учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля осуществляется запись о проведенной проверке, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), наименовании органа муниципального контроля, датах начала и окончания проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях, а также указываются фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводящих проверку, их подписи.
В силу ч. 11 ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц при отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.
Напомним, что в акте проверки обозначаются:
- дата, время и место составления акта проверки;
- наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля;
- дата и номер распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля;
- фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводивших проверку;
- наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении проверки;
- дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
- сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, их характере и лицах, допустивших указанные нарушения;
- сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, которые присутствовали при проведении проверки, наличии их подписей или отказе от подписания акта проверки, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, индивидуального предпринимателя указанного журнала;
- подписи должностных лиц, проводивших проверку.
Как мы можем убедиться, информация, которая должна быть занесена в журнал, практически полностью соответствует данным, которые должны быть отражены в акте проверки.
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.
Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
- Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
- На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
- Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
- Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:
- увеличить производительность труда;
- исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
- видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.
Оформление регистрационного журнала
Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.
Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.
Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.