Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сдать отчет 4-ФСС в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы открыли собственную компанию или оформили ИП, но никакую деятельность при этом не ведете, то вам может показаться, что подготовка отчета в ФСС процедура необязательная, но это далеко не так, Вам все равно придется предоставлять сведения в ФСС, но с одним лишь различием: отчет будет нулевым. Дело в том, что ФСС должны быть в курсе того, что деятельность вашей компании не ведется.
Составление расчета по форме 4-ФСС в программах 1С
Расчет по форме 4-ФСС состоит из
- Титульного листа;
- Таблицы 1 «Расчет сумм страховых взносов»;
- Таблицы 1.1 «Расшифровка сведений об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными квалификационными единицами (СКЕ)»;
- Таблицы 2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ»;
- Таблицы 3 «Численность пострадавших (застрахованных) в связи со страховыми случаями в отчетном периоде»;
- Таблицы 4 «Сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников на начало года».
Сдача отчетности в ФСС: особенности
Компании и предприниматели, зарегистрированные в ФСС в качестве работодателей, обязаны каждый месяц оплачивать взносы и 1 раз в 3 месяца сдавать отчет по форме 4-ФСС. Здесь есть свои тонкости.
Сдача отчетности в ФСС может проходить двумя способами:
- В электронном. Этот вариант обязателен для тех работодателей, у которых среднее количество сотрудников за предыдущий год, а для новых компаний за 1 год работы, составляет более 25 человек. Такой отчет сдают ежеквартально до 25-го числа каждого третьего месяца.
- В бумажном. Эта форма отчета подходит для всех компаний и ИП, у которых количество сотрудников за прошлый или текущий год (для только что открывшихся компаний) составляет 25 и менее сотрудников. В этом формате отчет сдается до 20-го числа.
Из чего состоит отчет 4–ФСС
Бухгалтерская форма отчетности 4–ФСС была утверждена в 2016 году, а с 2017 вступила в силу и актуальна по сегодняшний день.
В 2021 году форма 4–ФСС состоит из следующих частей:
- титульный лист;
- расчеты для начисления налоговой базы;
- таблица для работодателей, сотрудники у которых временно находятся в других компаниях;
- расчеты по обязательному социальному страхованию от профессиональных заболеваний, производственных травм, и так далее;
- таблица для фактических расходов на выплату пособий от несчастных случаев затраты на профилактику травматизма и так далее;
- обязательные данные по количеству застрахованных работников, которые пострадали на рабочем месте в течение года в связи со страховым случаем;
- общая информация о спецоценке рабочих условий, состоянии рабочих мест сотрудников и обязательных медосмотрах.
Последние изменения в форму отчетности были внесены приказом ФФС РФ от 07.06.2017 №275. В титульном листе отчета 4–ФСС появилось специальное поле для бюджетных организаций. Остальные изменения формы связаны с разделением ответственности между ФНС и ФСС – в 2021 году разделом о нетрудоспособности работника занимается ФНС.
Заполнение таблиц отчета
- Таблица 1 должна содержать все сведения о суммах выплат и прочих вознаграждениях, которые были начислены физическим лицам за каждый месяц отчетного квартала, а также общей сумме начислений за весь год. Если исключаемые выплаты не производились, данные суммы будут равны базе начислений взносов. Помимо этого, необходимо указать размер страхового тарифа, учитывая размер скидки или надбавки.
- Таблица 2 основана на данных записей бухучета. Здесь содержится информация о расчетных суммах взносов на травматизм сотрудников с начислений за отдельные месяцы квартала, а также данные по сумме взносов, которая была начислена уже после проверки. С этой таблицы получают размеры обязательств перед бюджетом. Вторая колонка таблицы отражается информация по оплате страховых взносов с начала года. Графа 15 заполняется только теми работодателями, которые еще не перешли на проект прямых выплат.
- Таблица 5 содержит информацию о количестве рабочих мест, в отношении которых происходила спецоценка условий труда, а также количестве рабочих мест, по которым осуществлялись периодические или предварительные медицинские осмотры. Все данные таблицы приходятся на начало года – 1 января.
Отчетность в ФСС из Экстерна — это удобно, быстро и корректно.
Отчетность в ФНС от 6 400 в год
- Отчетность в ФСС;
- Уведомления о принятии отчета;
- Подготовка и отпрвка 4-ФСС;
- Документооборот с ФСС;
- Проверка отчета перед отправкой;
- Интеграция с Вашей системой;
- Техническая поддержка;
- Онлайн обновление системы;
- Электронная подпись на сотрудника.
- на титульном листе после поля «ОКВЭД» было добавлено поле «Бюджетная организация». В этом поле бюджетные организации должны указывать источник финансирования (1 — Федеральный бюджет, 2 — Бюджет субъекта РФ, 3 — Бюджет муниципального образования 4 — Смешанное финансирование);
- в таблице 2 появилась новая строка 1.1 «Задолженность за реорганизованным страхователем и (или) снятым с учета обособленным подразделением юридического лица». Соответственно, суммированный показатель строки 8 «Всего» стал включать в себя и величину, отраженную по строке 1.1;
- в таблице 2 также появилась строка 14.1 «Задолженность за территориальным органом Фонда страхователю и (или) снятому с учета обособленному подразделению юридического лица». По этой строке правопреемник показывает задолженность за территориальным органом ФСС, которая перешла к нему от реорганизованного страхователя в связи с правопреемством, а также сумму задолженности за территориальным органом ФСС по снятому с учета обособленному подразделению.
Строго говоря, именовать «новой» форму 4-ФСС с 2021 года не приходится. Ведь в Приказ ФСС от 26.09.2021 № 381, утвердивший бланк формы, последние изменения вносились в июне 2021 года (Приказ ФСС от 07.06.2021 № 275). И обновленная форма 4-ФСС должна была применяться страхователями уже с отчета за 9 месяцев 2021 года (Информация ФСС от 30.06.2021).
Сначала скачайте бланк ФСС. Когда у организации нет обособленных подразделений, то расчет сдавайте в территориальное отделение Фонда по ее местонахождению (п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Это место регистрации организации.
Если обособленные подразделения у организации есть. Форму ФСС нужно сдавать в следующем порядке. Расчет представьте в территориальное отделение ФСС по местонахождению обособленного подразделения. Если у такого подразделения есть расчетный (лицевой) счет и оно самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам. В бланке ФСС укажите адрес, ИНН, КПП. И регистрационный номер обособленного подразделения.
Когда названные условия или хотя бы одно из них не соблюдаются. Все показатели по такому подразделению включите в расчет по головному отделению организации и сдайте по его местонахождению. Так же поступите, если обособленное подразделение находится за рубежом. Это следует из положений пунктов 11, 14 статьи 22.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Стоит ли использовать программы для заполнения формы 4-ФСС?
Форму 4-ФСС, которая относится к основным документам отчетности фирм-работодателей, правомерно отнести к числу довольно сложных форм по структуре. Ручное заполнение данного документа (например, представленного в виде файла Word или Excel) — процесс в достаточной мере трудозатратный. Оптимальнее для этих целей использовать одну из популярных программ для заполнения 4-ФСС — в 2016 году их выбор весьма широк. Подобные программные решения выпускаются большим количеством разработчиков. Рассмотрим наиболее популярные из них.
Соцстрах откорректировал форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам «на травматизм» (4-ФСС). Большинство организаций этот факт не коснется. Приказ ФСС от 07.06.2017 № 275
На титульном листе появилось новое поле, которое нужно будет заполнять бюджетным организациям.
Таблица 2 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» дополнена двумя новыми строками:
- 1.1. «Задолженность за реорганизованным страхователем и/или снятым с учета обособленным подразделением организации»;
- 14.1 «Задолженность за территориальным органом Фонда страхователю и/или снятому с учета обособленному подразделению юрлица».
Обновленная форма расчета вступает в силу 09.07.2017 года.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
(По тексту приказа ФСС №19 в ред. от 11-09-17).
Скачать Программа АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» v.2.0.4.93 для Windows
ФСС создана с графической оболочкой нового поколения. В софте разберётся даже новичок, ведь каждый компонент оснащён специальным мастером. Те же функции есть и для компонента, который работает с экспортом документов.
При потребности в АРМ ФСС вы сохраните файл, воспользовавшись форматом XML. Программа позволяет отсылать документы на другие компьютеры, используя шлюз, который защищён. Также в софте можно распечатывать документы.
Если у вас возникли какие-нибудь неполадки или вопросы, вы можете воспользоваться справкой, который входит в состав программы. Весь «справочник» создан на русском языке, в упорядоченной форме и разделён на структурные блоки.
Программа используется на различных предприятиях и организациях. Она позволяет создавать базы сотрудников и вести их учет. В АРМ ФСС можно самостоятельно добавить новую организацию. Также в программе предусмотрен справочник, содержащий документацию для работы с формами фонда страхования.
АРМ ФСС — это официальная программа, разработанная Фондом Социального Страхования Российской Федерации. С ее помощью можно подготовить электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН) для физических и уполномоченных лиц. Она создает расчеты по формам ФСС-4 и ФСС4а. Программное обеспечение распространяется на бесплатной основе и совместимо со всеми версиями OS Windows от XP и выше.
- Допустимо заполнение бланка 4-ФСС от руки. Для записей используйте исключительно черные или синие цвета чернил.
- Все страницы бумажного отчета должны быть подписаны руководителем организации с указанием даты подписания. Также не забудьте проставить нумерацию страниц в специальном поле вверху.
- Исправления недопустимы. Поэтому если допустили ошибку на одной из страниц, придется переписать ее заново.
- Электронный вариант 4-ФСС должен быть обязательно удостоверен квалифицированной подписью уполномоченного лица учреждения. Электронную форму перед отправкой необходимо обязательно проверить в специализированных программах проверки.
- Трудящиеся граждане, с которыми заключен трудовой договор, соглашение или контракт.
- Граждане, привлеченные к труду по решению суда в рамках исполнения наказания.
- Физические лица, трудящиеся по договорам гражданско-правового характера, авторским договорам, договорам подряда и прочие, по условиям которых предусмотрено социальное страхование (уплата работодателем взносов на травматизм).
Уважаемые страхователи-участники пилотного проекта «Прямые выплаты страхового обеспечения»! Обращаем Ваше внимание, что с 28.01.2021 прием реестров на шлюзе приема документов с ЭП по адресу осуществляется для всех регионов-участников пилотного проекта согласно регламента версии 1.7.5.
Уважаемые страхователи-участники пилотного проекта «Прямые выплаты страхового обеспечения»! Обращаем Ваше внимание, что с 28.01.2021 прием реестров на шлюзе приема документов с ЭП по адресу осуществляется для всех регионов-участников пилотного проекта согласно регламента версии 1.7.5. Регламент реестра 1.7.5 можно скачать .
ФСС часто меняет форму различных бланков, отчетов, например, бланк 4 ФСС. И чтобы Вы составляли правильные отчеты, Вам нужно всегда иметь последнюю версию программы АРМ ФСС. Так же разработчики, довольно часто, в обновлениях исправляют различные ошибки, недоработки, которые были в предыдущих компонентах программы.