Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Карточки форма т 2 после увольнения работника хранятся». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.
При хранении карточек следует строго соблюдать закон о защите персональных данных. Должна отсутствовать возможность доступа сторонних лиц к документам.
Карточка хранится у работодателя и после увольнения работника. Срок хранения определяется в зависимости от года увольнения и установлен положениями статьи 22.1 закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ:
- если прекращение трудовых отношений произошло ранее 2003 года, сохранять формы требуется в течение 75 лет;
- если увольнение состоялось позднее 2003 года, хранить их требуется не менее 50 лет с даты увольнения.
В отдельных случаях карточки могут передаваться в архивную службу.
Где хранятся личные карточки формы Т-2
Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2 Первая запись в этом разделе — о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику.
Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист.
Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).
На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение, дату и номер трудового договора. Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом.
Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).
Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.
Обязательных требований к форме ознакомления с этими данными не установлено, поэтому мы полагаем, что работодатель вправе в указанный в ст.
Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.
Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности.
Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу. Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.
Хранение личных карточек в электронном виде
Ведение личной карточки в электронном виде законом не запрещено. В условиях перехода работодателей к безбумажной технологии работы с документами этот вопрос особенно актуален. Но с личной карточкой не все так просто, так как работодатель обязан знакомить работника под роспись с записями в карточке, продублированными из трудовой книжки.
В итоге с каждой записью в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе на другую работу или увольнении, в личной карточке работника должна появиться дублирующая запись и личная подпись сотрудника. В том числе уволенный работник должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки при увольнении (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Выполнить эту обязанность работодатель не сможет, если заполняет и хранит личные карточки сотрудников в электронном виде. Такую позицию высказали специалисты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (ответ на вопрос № 143718 от 03.02.2021).
Что такое личное дело?
Личное дело
– это первичный документ, папка, в которой собраны все документы, касающиеся работы в организации. Нет установленного регламента ведения личных дел сотрудников на предприятии, поэтому у сотрудников кадровых и бухгалтерских служб возникают трудности.
В папке хранится информация обо всех трудовых достижениях конкретного сотрудника, о перемещениях внутри предприятия. Здесь хранятся копии приказов, заявлений и прочие документы, которые имеют непосредственное отношение к конкретному человеку.
Здесь содержится личная информация, поэтому кадровый работник обязан обеспечить сохранность информации.
В каждом личном деле должна храниться опись.
Зачем нужна карточка Т-2
Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета. Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:
- Общие сведения. Личные данные, образование, нынешняя профессия, номер трудового договора, стаж работы.
- Прием и переводы на работу (в пределах этой организации) с указанием причин таких изменений и тарифных ставок.
- Аттестация (если необходима).
- Повышение квалификации (если проходил).
- Профессиональная переподготовка (если проходил).
- Награды и поощрения, подтвержденные документально.
- Отпуска (виды, периоды, даты).
- Социальные льготы (если имеет на них право).
- Дополнительные сведения.
Сведения о воинском учете.
Хранение карточек т2 отельно или в личном деле
Если сотрудник растерял трудовую книжку, то ее данные можно вернуть только на основании личной карточки, в какой указывается трудовой стаж сотрудника.
Заполнение личной карточки (инструкция) здесь. Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть. Всё об оформлении личной карточки ф.
Автор и ведущий семинара Загайнов Дмитрий Иванович, руководитель уголовно-правовой практики, адвокат, медиатор, активно практикующий бизнес-тренер и преподаватель юридических дисциплин. Применение льгот возможно только с повторного выхода на работу в текущем календарном году Тексты указанных выше документов: Пункт 3 статьи 230 НК РФ Письмо ФНС России от 30.07.2009 Начисление отпусков и оплата больничных Бухгалтеру для начисления пособия по больничным листам нужно брать в расчет среднедневной заработок, из которого удерживались взносы в ФСС.
Порядок хранения личных карточек уволенных работников
В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.
Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Профессиональная переподготовка
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).
В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.
Хранить личные карточки можно как объединяя в одно дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее.
По общему правилу, максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И, соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.
То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:
а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;
б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);
в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и/или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;
г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу).
Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе); а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).
Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому необязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу. Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки.
Какие документы нужны для заполнения личной карточки
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
- Общие сведения
- Сведения о воинском учете
- Прием на работу и переводы на другую работу
- Аттестация
- Повышение квалификации
- Профессиональная переподготовка
- Награды (поощрения) и почетные звания
- Отпуск
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- Дополнительные сведения
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Формулировки записей о знании языка
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Читает и переводит со словарем | 1 |
| Читает и может объясниться | 2 |
| Владеет свободно | 3 |
Раздел лСведения о воинском учете»
Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные — это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.
Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?
В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте — матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).
Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.
Сдача документов в архив при ликвидации организации
Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать.
Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 «О создании архивов административных округов».
Документы при ликвидации организации
Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение. Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.
По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Примечание. См. статью «Архив по личному составу с нуля» на с. 42 журнала N 3, 2017.
Карточка закрывается в делопроизводстве в день увольнения работника. При оформлении увольнения работник расписывается в числе прочего и в своей собственной личной карточке. После этого документ на свое прежнее место уже не вернется, а будет помещен в группу «Личные карточки уволенных работников». Эти карточки точно так же хранятся в запирающемся на ключ шкафу, но отдельно от других: в отличие от них, эти будут переданы в архив организации.
Если компания практикует ведение личных дел, то после закрытия личной карточки кадровик закрывает личное дело: в него помещаются копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и оригинальный экземпляр заявления на увольнение либо иного документа (или его заверенная копия), послужившего основанием для прекращения трудовых отношений. Затем документы личного дела тоже отправятся в особую папку «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.
Примечание. См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации» на с. 64 журнала N 8, 2015.
Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII
Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.
Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.
Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).
Ошибки при заполнении формы Т-2
Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.
Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.