Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки сдачи справки о численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отчет о среднесписочной численности сдают не все. Например, если у предпринимателя нет персонала, то отчитываться не нужно. Но если вы организация, то сведения в любом случае надо предоставлять, даже если не было наемных сотрудников, в соответствии с письмом Минфина от 4 февраля 2014 года №03-02-07/1/4390.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности
Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ. Почему эта информация необходима налоговикам?
Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.
Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.
Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.
Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.
Общие правила определения среднесписочной численности работников
При расчете среднесписочной численности работников стоит ориентироваться на «Указания по заполнению статистической отчетности». Документ утвержден приказом Росстата № 428 от 28 октября 2013 года. Для осуществления расчетов для заполнения отчета нужно пользоваться специальными формулами. Основанием для учета сотрудников служит табель учета рабочего времени.
1. Формула для расчета количества работников, занятых неполный рабочий день:
Количество работников, которые работали неполный или полный рабочий день, вычисляется отдельно. С этой целью определяют общее число отработанных за месяц человеко-дней по такой формуле:
Общее количество фактически отработанных часов / На нормативную продолжительность рабочего дня
Стоит учитывать, что продолжительность рабочего дня зависит от установленного на предприятииколичества рабочих часов в неделю. К примеру:
- при шестидневной рабочей неделе — 6,67 часов;
- при пятидневной рабочей неделе (40 часов) — 8 часов.
Таким образом, можно рассчитать, сколько работников было занято неполный день.
2. Формула для расчета количества работников, занятых полный рабочий день:
Для расчета среднесписочной численности работников, которые работали полностью весь месяц, следует использовать такую формулу:
Среднесписочная численность полностью занятых работников (за месяц) = Сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый календарный день месяца / Число календарных дней в месяце
3. Для определения среднесписочной численности работников за прошедший календарный год, нужно посчитать, сколько сотрудников работало в каждом из месяцев отчетного периода (года), а затем разделить полученную цифру на число 12.
Такой порядок действий также актуален для тех индивидуальных предпринимателей и организаций, которые не вели деятельность целый 2018 год.
Добавим, что некоторые категории работников не включают в среднесписочную численность, например:
- женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
- внешние совместители;
-
работники, оформленные по договорам подряда;
- работники, находящиеся в учебном отпуске без оплаты.
С 2018 года согласно новым указаниям Росстата № 722 от 22.11.2017 в среднесписочную численность нужно включать:
- лиц, находящихся в отпусках по уходу за ребенком, если при этом они работают неполный день или работают на дому, получая пособие по уходу за ребенком;
- лиц без гражданства, выполняющих работы и оказывающих услуги по гражданско-правовому договору.
Кроме того, при расчетах показателей вы можете пользоваться правилами округления (в случае если число получилось не целым). То есть, если полученный результат меньше, чем 0,5 единицы, то его не следует учитывать. Показатели, которые составляют 0,5 единицы и больше, нужно округлить до целого числа.
Основные принципы заполнения
Заполнение бланка не представляет сложности: помимо общих данных о предприятии, необходимо внести всего одну цифру — значение среднесписочной численности работников по состоянию на соответствующую отчетную дату. Обычно такой отчет сдают компании и ИП, у которых есть наемные работники, раз в году — до 20 января. Документ включает данные за предыдущий год. Но иногда к его заполнению должны прибегать и в середине года. Это касается тех организаций, которые только зарегистрировались (срок предоставления — 20 число месяца, следующего за датой регистрации). Заполняют его и при ликвидации компании.
Основные вопросы у налогоплательщиков возникают обычно по вычислению среднесписочной численности. Подробное описание того, как оформляется отчет, и правила расчета значения среднесписочной численности работников предприятия на отчетную дату можно найти в статье, посвященной этой форме.
Справка о среднесписочной численности работников — образец
Обычно определением этого показателя на предприятии занимается бухгалтер, или кадровый работник.
В связи с тем, что средняя численность имеет большое значение, к ее вычислению нужно подходить ответственно, чтобы обеспечить максимальную точность расчета. Ведь на его основании будет определяться, к примеру, право на использование льготного режима. Кроме этого, контролирующий орган сам может его перепроверить.
Первоначальную информацию для расчета нужно получать из документов по учету рабочего времени, оформленных приказов на прием, перевод, увольнение работников и других.
Компьютерные программы по ведению кадрового либо бухгалтерского учета дают возможность произвести расчет автоматически. Однако в этом случае все равно нужно проверить источники информации, используемые в этом случае.
Сотрудник, которому поручено рассчитать показатель, должен понимать весь алгоритм его определения, для того, чтобы в любой момент времени он мог перепроверить полученные данные.
На первом этапе ответственный сотрудник должен определить количество работников, которые выполняли трудовые обязанности в компании каждый день каждого месяца. Для рабочего дня этот показатель формируется из количества людей, с которыми на этот день заключены трудовые соглашения, включая всех тех, кто находится на больничном, либо в командировочной поездке.
Из расчета выбрасываются:
- Оформленные по совместительству, у которых это не основное место работы;
- Выполняющие работы по договорам подряда;
- Работницы, которые находятся в декрете, либо отпуске по уходу за малышом;
- Сотрудники, у которых подписанное соглашение предусматривает сокращенный рабочий день. Однако если короткий день определен на законодательном уровне, то такого работника нужно включать в расчет.
Для выходных и рабочих дней численность в этот день принимается по количеству сотрудников в идущий перед ним рабочий день. Это значит, что если трудовое соглашение было прекращено в пятницу, то это работник будет еще участвовать в определении средней численности в субботу и воскресенье.
Внимание! Если у организации в этот день не было ни одного наемного работника с действующим трудовым соглашением, то численность за него принимается как «1» – в любом случае, необходимо учитывать директора, который закреплен в регистрационных документах, даже если ему зарплата не начисляется.
Этот показатель рассчитывается путем сложения числа работников, которые имеют контракты на каждый день месяца, и затем деления результата на общее число дней месяца.
Вам будет интересно:
Декларация по УСН [year] года: сроки сдачи, способы предоставления, образец заполнения
РаботП=(День1+День2+..+День31)/Число дней месяца,
Где Д1, Д2 и т. д. – количество оформленный работников в каждый день этого месяца.
Например: В месяце 30 дней. С 1 по 14 число работало 21 человек, с 15 по 21 число — 18 человек, с 22 по 31 число — 19 человек.
Численность работников за этот месяц будет составлять: (14х21 + 7х18 + 10х19)/31 = 19,67 человек.
- Бухгалтерский баланс
- Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
- Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
- Платежная ведомость
- Отчет о финансовых результатах
- Приходный кассовый ордер
- Расчет по страховым взносам
- Справка с места работы
Зачем отчитываться о количестве персонала
Налоговым службам очень важно данные о количестве персонала, трудящегося в организации или у индивидуального предпринимателя. Число наемных работников влияет на взятие некоторых типов сборов. В том числе этот показатель считается самым важным при выборе системы по налогообложению. При патенте средне число не сможет превышать и пятнадцати человек, а при упрощенной системе – и сто человек.
В том числе, этот документ о численности работников требуется налоговой службе для того, чтобы узнать, какие организации должны подаваться разные отчеты только в электронной форме, а некоторые имеют право и отчитаться и в бумажной форме.
В некоторых случаях данные о численности смогут понадобиться ПФР или же кредитной компании.
Письмо о количественном составе сотрудников
Значение состава работников на конкретную дату и число. При расчёте учитывают всех трудящих на постоянной или временной основе с официальным трудоустройством. Также учитывают собственников, получающих заработную плату.
Не берутся в расчёт лица, заключившие договор подряда или прочие договора. При определении показателя учитывают как явившихся на рабочее место граждан, так и отсутствующих по ряду причин сотрудников. . Количество работников за отдельно взятый период.
Расчёт производится при сложении количества сотрудников из списочного списка за каждый день месяца.
Если работник устроен на неполный рабочий день, то при вычислениях берётся в расчёт отработанное время по факту.
Явочная. Определённое количество сотрудников, которые должны каждый день посещать работу. Нормативная.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.
В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.
Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.
Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.
Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.
Письмо о численности работников в организации
ЗАО «Марс», именуемое в дальнейшем “Адресодатель”, в лице Генерального директора ОООООО ЩЩЩЩ ЛЛЛЛ, действующего на основании Устава, предоставляет нежилое помещение общей площадью 12 кв.м.
в качестве адреса (места нахождения) постоянно действующего руководящего органа (Президиума) Региональной общественной организации спортивный клуб «КУЗНЕЧИК» по следующему адресу: 000000. РОССИЯ, г. Москва, ул.
Прямая, дом 00, кв. 000 .
В-третьих, в соответствии с Федеральным законом о противодействии легализации доходов банки могут отказать юридическому лицу в открытии банковского счета в случае отсутствия организации по месту ее нахождения. В этих целях сотрудники банка могут выехать по адресу юридического лица и удостовериться в ее местонахождении по указанному адресу.
Бланк – справка о численности сотрудников компании
Этот бланк введен в силу налоговой инспекции в приказе ФНС. Уведомления, представленные в документе, потребуется надзором государственными органами для контроля размера численности организации. Показатели этого значения влияет на то, какой режим налогообложения может использоваться при введении хозяйственной деятельности, и так же на то, каким способом передается отчетность в ИНФНС и какие льготы смогут применяться. В отдельных ситуациях подобная информация необходимо для финансовых кредитных организаций или социальных фондов.
Подается справка о численности всеми типами хозяйствующих субъектов , в том числе включая организации юридического лица и предприниматели с наемными работниками. Поскольку документ утвержден на федеральном законом уровне, сведения обязаны предоставляться в региональном отделении ИНФНС только на официальном формате. Составление справки в произвольном виде не допускается. Период сдачи уведомления – год. Срок до двадцатого января за прошлый год на основании требований. Дата может перенестись при совпадении выходных дней с крайним днем подачи документа.
Справка о численности сотрудников – порядок заполнения
Действующая форма (КНД 1110018) не изменялась уже на протяжении 10 лет. Документ максимально упрощен для облегчения механизма отражения данных. При формировании бланка в нем требуется отразить следующую информацию:
- Коды ИНН и КПП по налогоплательщику.
- Точное название, а также код территориального подразделения ИФНС, в которое сдается документ.
- Точное и полное название фирмы-налогоплательщика или ФИО ИП.
- Величина определенного значения численности (среднесписочной) на заданную дату. На какое именно число требуется вычислить показатель СЧ? Если фирма ведет деятельность давно, данные приводятся на 1-ое января. Если же компания только создана (либо реорганизована), информация указывается на 1-ое число того месяца, который по календарю идет за месяцем регистрации (реорганизации) бизнеса.
- В целях удостоверения правдивости поданных данных документ заверяется подписью директора компании (предпринимателя). В случае, когда форма сдается представителем, форма подписывается уполномоченным лицом такого представителя, отдельно приводится документ-основание полномочий. Также в конце бланка ставится дата формирования справки.