Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот в отделе снабжения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Регламент — это правила отдела продаж, которые упорядочивают бизнес-процессы компании. Создавать такой документ требуется не всегда, но чаще всего он упрощает обучение новичков и поднимает уровень обслуживания. О разработке регламента стоит задуматься, если у вас больше пяти менеджеров: чем больше людей работает в компании, тем сложнее осуществлять индивидуальный контроль качества работы.
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Управление закупочной логистикой
Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:
- Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
- Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.
Регламент отдела продаж: что это и как он влияет на работу отдела
Наличие регламента для менеджеров позволяет упорядочить деятельность отдела, улучшить производительность. Правила работы точно требуются, если:
- менеджеры не знают о своих зонах ответственности;
- коллектив систематически не выполняет свои обязанности;
- появляются жалобы на качество обслуживания от клиентов;
- нет согласованности действий внутри отдела и между подразделениями;
- план не выполняется, система мотивации не работает.
Контроль работы эффективности отдела снабжения
Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и непрофильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:
- планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы;
- выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение;
- замену поставщиков, если они не справляются с заключёнными соглашениями;
- производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.
Зачем разрабатывать регламент
Положение разрабатывается под конкретную должность: «положение о продавце», «положение о риелторах», «положение о менеджере по закупкам» и т.д.
Разработка проекта регламента и его применение требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа довольно трудоемкая, требует большого внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это сторицей окупается.
Слишком многие компании изначально сомневаются в необходимости такого описания и считают, что управление процессами не имеет значения. Некоторые планируют заказать какой-нибудь крутой (и дорогой) регламент в консалтинговом агентстве только потому, что это модно и престижно, или потому, что, по слухам, регламенты есть у конкурирующих компаний. Определенно не стоит создавать правила по этим причинам.
Српецифика снабжения предприятия
Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.
В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.
Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.
Зачем предприятию отдел снабжения
Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.
Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.
Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.
Как подготовить по 223-ФЗ
Для заказчика по 223-ФЗ основным документом является положение о закупках В положении определяется все: от порядка осуществления торгов по закону №223 до состава договорного отдела и перечня участников закупочной деятельности предприятия. Регламент составляют как дополнительный регулирующий документ. Он не заменяет положение о закупке, а при необходимости дополняет его.
Порядок составления регламента по 223-ФЗ аналогичен акту в рамках Федеральной контрактной системы. Некоторые заказчики формируют совместный регламент и по ФКС, и по закону о заказах отдельными видами юридических лиц.
Вот образец регламента заказчика по 44-ФЗ и 223-ФЗ: акт, регулирующий взаимодействие подразделений для организации закупок товаров, работ и услуг ФГБОУ ВО УГМУ Минздрава России.
Закупка товаров: как организовать эффективный процесс снабжения предприятия или организации
| Виталий Роженюк |
Практические рекомендации по организации схемы закупки товаров (закупки материальных ресурсов, закупки ТМЦ). Краткий обзор этапов закупки товаров, эффективная организация которых может быть необходимой для качественного обеспечения предприятия материальными ресурсами.
Должности отдела материально-технического снабжения
Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.
Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:
- иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
- планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
- умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
- ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
- ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.
Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:
- работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
- рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
- быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
- организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
- искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
- корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
- детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
- своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
- давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.
Должностные обязанности
2.1. На менеджера по снабжению возлагаются следующие обязанности:
2.1.1. Разработка и регулирование политики [наименование организации, предприятия] по вопросам материально-технического обеспечения.
2.1.2. Утверждение разработанных специалистами проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения [наименование организации, предприятия].
2.1.3. Определение потребности [наименование организации, предприятия] в материальных ресурсах.
2.1.4. Осуществление поиска поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.
2.1.5. Развитие отношений с поставщиками, анализ их производственных и финансовых возможностей, изучение возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
2.1.6. Организация подготовки проектов договоров с поставщиками, материалов по претензиям к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.
2.1.7. Проведение переговоров с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.
2.1.8. Заключение договоров с поставщиками.
2.1.9. Ведение оперативного учета движения материальных ресурсов, наличия неиспользованных производственных запасов.
2.1.10. Организация изучения оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
2.1.11. Обеспечение доставки материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками, а также обработки материально-технических ресурсов (приемка по количеству и комплектности, идентификация качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения [наименование организации, предприятия]).
2.1.12. Разработка заданий подчиненным работникам и контроль их исполнения.
2.1.13. Контроль работы по формированию, ведению и хранению базы данных внутрипроизводственной и внешней информации по материально-техническому обеспечению.
2.1.14. Внесение необходимых изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
Как сделать работу отдела снабжения более эффективной
Рассмотрим несколько способов эффективной организации работы отдела снабжения. Существует несколько основных методик.
1. Планирование. Статистика показывает, что примерно две трети задач отдела снабжения не могут быть выполнены вследствие ошибок в текущем планировании. Имеет смысл составлять планы на минимальный срок и приобретать такое количество ресурсов, которое понадобится в ближайшее время. Это особенно важно в кризисное время: закупки должны оформляться таким образом, чтобы избежать излишков ТМЦ на складе.
Если нет излишков запасов – нет необходимости ими управлять, отслеживать и т.д. Чтобы избежать чрезмерного накопления, закупки должны проводиться точно в оговоренный срок. Если срок доставки каких-то товаров превышает один месяц, для этих изделий формируется свой перечень с примерными сроками поступления товаров на склад. Одна из обязанностей снабженцев – сделать все возможное, чтобы данные материалы были на складе в указанную дату.
2. Работа с поставщиками. Цель каждой компании – получение максимальной прибыли. Отдел снабжения на заводе и предприятии занимается тем, что постоянно отслеживает и анализирует предложений от различных рыночных поставщиков, отслеживание акций. Есть долгосрочные договора на поставку, которые устраивают обе стороны. Изменять или нарушать их не рекомендуется. Если же компания сотрудничает с поставщиком исключительно по причине того, что поставками занимается школьный друг снабженца, при этом на рынке есть и более интересные предложения – вывод очевиден. Аналогично – если поставщик в одностороннем порядке изменил график поставки, завысил цену и т.д. В этом случае компания имеет право расторгнуть договор.
Стоит обратить отдельное внимание на возможность партнерских отношений. Если поставщик и покупатель работают несколько лет, они склонны идти на взаимные компромиссы в различных вопросах.
3. Контроль остатков. Излишки материалов, которые хранятся на складе и не понадобятся в ближайшем будущем, можно перепродать. При условии, что они не понадобятся для других направлений бизнес-деятельности предприятия.
Если есть вероятность, что материалы могут понадобиться в дальнейшей работе, а их хранение не требует существенных затрат, их можно оставить на складах. В распоряжении крупных производственных компаний есть не только центральный склад, но и отдельные складские помещения для цехов и участков, куда можно перевезти часть материалов, предназначенных для конкретных работ.
Отдел снабжения контролирует работу главного склада. Все материальные ресурсы ставятся на приход в центральное хранилище. В целях обнаружения нарушений и неучтенных запасов необходимо проводить периодическую инвентаризацию.
4. Работа с персоналом. Работа с персоналом – это способ добиться максимальной эффективной работы с помощью перераспределения рабочих обязанностей, дополнительной мотивации и контроля сотрудников. В целом, у отдела закупок не всегда есть даже собственный начальник: в небольших и средних компаниях, если сотрудники получают приказы и распоряжения непосредственно от руководства компании или назначенного представителя, не всегда есть должность начальника отдела продаж.
Для мотивации сотрудников разрабатывается схема, определяющая заработную плату специалистов в зависимости от различных критериев работы и эффективности. Таковыми критериями могут быть условия и цены закупок, показатели мониторинга рынка и многое другое. Единственное условие – разработанная схема должна быть прозрачна и понятна каждому сотруднику.
Функции отдела материально-технического снабжения
При создании или оптимизации подразделения обязательно составляется регламент работы отдела снабжения. Он включает в себя общие положения, задачи, структуру и функции ОМТС. Также там указывается, каковы права, обязанности служащих, кто является ответственным за работу подразделения. Положение строится по единому плану, но, разумеется, регламент работы отдела снабжения в строительстве и его аналог в косметологической фирме будут отличаться.
Они подразделяются на 3 основных направления: планирование и прогнозирование нужд компании, организация ресурсных поступлений и их сохранения, контролирующие мероприятия и координация деятельности участников процесса.
Проще говоря, у сотрудников отдела материально-технического снабжения функции следующие:
- Определение, какие и когда необходимы ресурсы.
- Контролирование расходов и использования ресурсов по предназначению.
- Ответственный подход к сохранению и выдаче складского содержимого.
- Содействие экономичному расходу материалов.
Работники ОМТС изучают ресурсные потребности, находятся в поиске выгодных вариантов поставок для последующего сотрудничества, проводят ценовой анализ продукции, выбирают наиболее удачный тип доставки. Также в их ведении оптимизация запасов с учетом уменьшения издержек при заготовке, транспортировке, хранении на складе.
ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ
Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.
Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:
- неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
- возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
- простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
- минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.
Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.
В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.
Как выбрать поставщика строительных материалов
При любом строительстве одна из самых существенных статей расхода – это строительные материалы. Суммарная величина зависит не только от количества/качества материалов, но и от логистики/доставки. Сотрудничество с надежным поставщиком, который может организовать своевременную доставку, а также инструменты контроля расхода материалов, положительным образом повлияют на стоимость и сроки строительства
Как выбрать надежного поставщика:
оценить репутацию компании и опыт работы;
выяснить специализацию;
обратить внимание на соблюдение условий сотрудничества с другими клиентами;
мобильность поставщика.
Когда вы взаимодействуете только с одним поставщиком, хоть и с тем, который уже неоднократно себя показывал с положительной стороны, вы автоматически соглашаетесь с предложенными им ценами. Однако, сотрудничая с несколькими поставщиками, вы можете рассчитывать на скидку или более привлекательные условия.