Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Основания для выплаты компенсации и ее размер
Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.
Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).
Пошаговая инструкция получения компенсации расходов
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Порядок получения компенсации
Получение компенсации расходов, связанных с использованием личной автомашины для служебных поездок происходит в несколько этапов:
Таблица 4. Пошаговая инструкция получения компенсации
| П/п | Этап | Примечание |
| 1. | Подача заявления | В случае, если трудовым договором не предусмотрено использование личного транспорта для служебных поездок |
| 2. | Представление документов | Необходимо представить доказательства принадлежности автомобиля сотруднику (ПТС, СТС, страховой полис) |
| 3. | Заключение договора | По соглашению между работодателем и автовладельцем может быть заключен договор аренды либо оказания услуг, автомобиль передается по акту (официальное трудоустройство не обязательно) |
| 4. | Произведение компенсации | Заполняются путевые листы, предоставляются товарные и кассовые чеки, квитанции в подтверждение расходов на приобретение ГСМ, затрат на ремонт и техническое обслуживание |
В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация
07.09.2018Автор: Шадрина Т., эксперт журнала
Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:
1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.
2. Заключается договор аренды транспортного средства.
Рассмотрим эти варианты подробнее.
Когда необходим путевой лист?
Многие бухгалтеры задают вопрос: «Необходим ли путевой лист при компенсационных выплатах за эксплуатацию собственного транспортного средства?». При этом всем известно, что такой лист принуждает заполнять Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», запрещающий перевозки багажа, груза, пассажиров общественным транспортом (автобусы, троллейбусы, трамваи), легковыми и грузовыми машинами без составленного путевого листа на надлежащий транспорт, как в приказе об использовании служебного автомобиля в личных целях. Путевой лист входит в перечень необходимых документов для эксплуатации автомобиля, принадлежащего юридическому лицу.
Что говорит нам транспортное законодательство об этом? Без путевого листа не обойдутся учреждения и предприятия, использующие транспортные средства для перевозок пассажиров и грузов. Если автомобиль эксплуатируется лицом для собственных нужд, то необходимости в составлении такого листа нет, как это предполагается в вышеуказанных нормативных актах для юридических лиц и предпринимателей, использующих транспортные средства.
Путевой лист при использовании личного автомобиля сотрудника
Похожее мнение складывается в отношении использования работником личного автомобиля в служебных целях. Но здесь необходимость его оформления диктуют не правила транспортного законодательства, а нормы трудового и налогового законодательства, обязывающие подтверждать именно служебную эксплуатацию собственного транспортного средства работника. Для подтверждения растрат на покупку горюче-смазочных материалов для нужд общепроизводственных работ нужен правильно составленный путевой лист, в котором указан расход топлива по факту. Информация, не позволяющая проверить затраты на ГСМ в качестве общепроизводственных, может сыграть на руку контролерам.
В подведении итогов следует отметить следующее. Чтобы выплаты за эксплуатацию собственного транспортного средства работника являлись компенсационными, необходимо соблюдать порядок использования личного автомобиля в служебных целях:
- Эксплуатация автомобиля связана с выполнением трудовых обязательств.
- Компенсационная выплата выдается на основании приказа работодателя. Величина возмещения обозначенных затрат при этом обязана отвечать экономически обоснованным расходам.
Если данные правила не исполнены, то стоит подписать с сотрудником соглашение или договор об использовании личного автомобиля в служебных целях с водителем и учитывать все налоги и взносы.
Компания, использующая имущество работника, должна выплачивать за это соответствующую компенсацию. Данные правоотношения должны быть обязательно оформлены. Например, такое соглашение можно включить в трудовой договор в качестве специального пункта. Такой вариант оформления подходит для ситуация, когда при трудоустройстве изначально планируется использование автомашины работника.
Второй способ оформить использование личного транспорта – составить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В нем нужно указать конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если это требуется. Выплачивать компенсацию за использование машины после того, как истечет оговоренный срок, нельзя.
Размер компенсации определяется сторонами и указывается в допсоглашении, являющемся по сути договором компенсации за использование автомобилем. Кроме компенсации работнику нужно возместить расходы, связанные с использованием машины (ст. 188 ТК РФ).
В принципе договор или дополнительное соглашение можно даже не заключать. Предусмотреть выплату компенсации можно в приказе руководителя компании. Сотрудник, поставивший свою подпись под приказом, тем самым подтверждает факт заключения письменного соглашения. Правомерность такого вывода подтверждают судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)). Не спорят с ними и чиновники Минфина (см., например, письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).
Расчет компенсации за использование автомобиля
Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
- более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.
Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.
Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.
Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).
Налогообложение Налог на доходы физических лиц
Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Как было отмечено выше, размер возмещения расходов при использовании работником личного автомобиля с согласия или ведома работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Причем эти нормы не могут применяться по аналогии к другим налогам.
Об этом свидетельствует арбитражная практика:
|
Реквизиты судебного решения |
Вердикт суда |
|
Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011 |
Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено. |
|
Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694 |
Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено. |
|
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40) |
Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов. |
В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.
Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Приведенная позиция имеет определяющее значение в первую очередь в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых машин и мотоциклов учитываются лишь в пределах норм, установленных древним постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Эти лимиты просто смехотворны: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, а для мотоциклов – 600 рублей.
В каких случаях путевой лист не нужен
Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).
Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.
После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.
Пример соответствующего расчета
Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.
Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2020 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Расчет производится следующим образом:
1. Расчет ежедневной компенсации:
3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.
2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:
136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |