Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.
Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.
Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем
Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.
Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.
В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.
Приказ распространяется на все категории автомобилей, включая спецтехнику.
Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.
Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.
Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:
- название организации;
- название и номер документа;
- город или населенный пункт;
- дату составления;
- обоснование для создание приказа.
При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.
В основной части указывают:
- информация об авто (идентична той, что в договоре);
- должность и Ф.И.О. работника, за которым будет закреплен транспорт;
- лицо, ответственное за исполнение приказа;
- приложения к документу (акт осмотра и передачи ТС).
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество ¦
¦ "Сибирская краса" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 43 ¦
¦ об аренде автомобиля ¦
¦ ¦
¦г. Москва 17 мая 2010 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с ремонтом служебного автомобиля и производственной¦
¦необходимостью в осуществлении регулярных перевозок сотрудников¦
¦организации ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Для обеспечения бесперебойной работы организации в период с 1 июля¦
¦по 31 августа 2010 г. арендовать легковой автомобиль без предоставления¦
¦услуг по управлению и технической эксплуатации с выплатой арендной платы¦
¦в сумме не более 16 000 руб. в месяц. ¦
¦ 2. Секретарю Г.З. Рысевой ознакомить сотрудников организации с данным¦
¦предложением, разместив его на доске объявлений. ¦
¦ 3. Юристу И.Е. Лапкиной подготовить проект договора к 20 мая 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Мурлыкин Е.Н. Мурлыкин¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦ юрист Лапкина Е.И. Лапкина¦
¦ 17 мая 2010 г.¦
¦ ¦
¦ секретарь Рысева Г.З. Рысева¦
¦ 17 мая 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласуют условия аренды и составляют договор.
Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2019 гоуд
Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ).
Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены. К тому же, все зависит от модели авто, марки, потребления бензина, мощности и иных характеристик.
В данной статье мы рассказываем о том, на каких основаниях сотрудник может получить компенсацию за использование своей машины, кто имеет право требовать компенсацию, как она оформляется, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ, какие документы понадобятся для обоснования суммы компенсации.
Три важных — надо — при использовании личного автомобиля в служебных целях
Наличие всех трех указанных факторов позволяет заключить договор. Как правило, договоренность об использовании личного автомобиля работника для целей нанимателя, а также о выплате ему компенсации оформляется отдельным договором об использовании личного автомобиля в служебных целях. Однако допускается вариант, при котором договоренность между нанимателем и работником может быть закреплена в трудовом договоре либо дополнительном соглашении к нему. Такой договор не поименован в нормативных правовых актах, а его типовая (примерная) форма тоже отсутствует.
Подоходный налог с физических лиц. Все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением
Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:
- о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
- обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
- издержках на покупку топлива и иных материалов;
- суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.
По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.
Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.
Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.
Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.
Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.
Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.
В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке его действия;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
- показания одометра при выезде и при заезде;
- дата и время выезда и заезда в гараж;
- подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
- Ф.И.О. водителя;
- дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
- штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
Структура договора аренды авто
При оформлении договора аренды личного автомобиля сотрудника важно не упустить все существенные условия.
| Раздел договора | Что включить в текст |
| Предмет договора |
|
| Права и обязанности сторон | Перечислите:
|
| Арендная плата | Детализируйте:
|
| Ответственность сторон |
|
| Сроки по договору |
|
| Разрешение споров | Зафиксируйте досудебный (на стадии переговоров) и судебный порядок разрешения споров |
| Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор) |
|
| Заключительные положения |
|
| Адреса, реквизиты и подписи сторон | Пропишите подробные данные арендатора и арендодателя |
Можно ли заключить с сотрудником договор аренды ТС с экипажем
Заключение с сотрудником договора аренды ТС с экипажем является достаточно спорным вопросом с точки зрения положений ГК и мнения контролирующих органов.
Согласно ст. 635 ГК РФ, арендодатель, предоставляющий ТС в пользование на правах аренды, должен состоять в трудовых отношениях с лицом, который управляет этим ТС и обеспечивает его техническую эксплуатацию. Как видим, при заключении с сотрудником договора аренды ТС с экипажем данное требование ГК не может быть выполнено, ведь работник фирмы выполняет одновременно функции арендодателя и лица, управляющего ТС, а, следовательно, не может состоять по отношению к себе в трудовых отношениях.
Долгое время данное противоречие в ГК РФ не позволяло работодателям заключать с сотрудниками договора аренды ТС с экипажем. Однако, в 2020 году Минфин издал письмо с разъяснениями (№ 03-04-06-02/73 от 14.07.2008), в котором допустил возможность вышеуказанных правоотношений при условии заключения с сотрудников двух договоров – на аренду авто без экипажа и на управление и обеспечение техэксплуатации ТС.
Кроме того контролеры подтверждают право работодателя на включение компенсации за пользование авто в трудовой договор, при условии, что управление ТС и обеспечение технической исправности автомобиля является частью должностных обязанностей сотрудника.
Как осуществляется процедура?
После проверки права собственности на машину или наличия доверенности, которая дает право физическому лицу сдавать автомобиль в аренду, согласовывается сумма арендной платы. Для организации данный вопрос важен, поскольку контролирующие органы при проверке обращают внимание на обоснованность таких выплат. Можно опираться на указание Министерства финансов, изложенное в письме под номером 03-11-04/2/52 от 19.08. 2005 г., что компания обязана устанавливать размер арендной платы, ориентируясь на цены своего региона. Руководитель организации подписывает приказ, обосновывающий аренду производственной необходимостью, что позволяет избежать проблем при проверке налоговой инспекцией. Юрист или иное лицо компании, имеющее доверенность на заключение договоров, подписывает с арендодателем документ аренды машины без экипажа.
Момент передачи автомобиля по акту приемки считается началом действия договора. При этом хозяин авто обязан передать арендатору документы: свидетельство о регистрации, копию техпаспорта, действительный талон технического осмотра, страховку. Вносить страховые премии за время аренды может и компания, если это предусмотрено договором. Акт приемки составляется от руки в произвольной форме или распечатывается (формы № ОС-1, ОС-16 без открытия инвентарной карты). В документе обязательно прописывается полная стоимость имущества, пробег и технические особенности машины, модель, идентификационные номера.
Новости экономики и финансов СПб, России и мира
Существует несколько вариантов учета в этом случае.1. Организация арендует автомобили у сотрудников, платит им арендную плату и заправляет автомобили, используемые для осуществления производственной деятельности.В этом случае в соответствии со ст.
645, 646 Гражданского кодекса РФ арендная плата по договору аренды автомобиля без экипажа включает только плату за пользование автомобилем. Стоимость топлива учитывается арендатором в целях налогообложения прибыли на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ в зависимости от назначения используемого транспорта. 2.
Организация арендует автомобили и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.В этом случае стоимость топлива, выданного сотрудникам, учитывается в составе расходов на арендные платежи подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.3.
Организация выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, а так же компенсирует расходы на бензин в порядке ст. 188 Трудового кодекса РФ.
В этом случае расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
А вот расходы на приобретение ГСМ, если уже выплачена компенсация, не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Не учитываются в целях обложения налогом на прибыль и расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92.4.
Автомобили не используются в служебных целях, тогда топливная карта рассматривается как подарок сотруднику.Стоимость подарков, выданных сотрудникам, не уменьшает налогооблагаемую прибыль, ведь не выполняются требования ст.
252 НК РФ, где прописано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 Кодекса безвозмездная передача имущества признается реализацией и облагается НДС.Итак, наиболее выгодный с точки зрения налогообложения вариант, принять автомобили сотрудников в аренду, платить сотрудникам арендную плату, а топливные карты выдавать под отчет, с последующим списанием стоимости ГСМ на затраты, связанные с производством и реализацией продукции.В этом случае операции по приобретению топливных карт, передаче их сотрудникам и списанию ГСМ оформляют следующими бухгалтерскими записями:
Дт60 — Кт51 — перечислены денежные средства за бензин топливной компании;
Дт50 субсчет «Денежные документы» — Кт60 — оприходованы топливные карты с оплаченным бензином;Дт71 — Кт50 субсчет «Денежные документы» — выданы топливные карты под отчет;Дт10 субсчет «Топливо» — Кт71 — оприходован бензин по отчету водителя на основании чеков автозаправочных станций;Дт19 — Кт71 — выделен входной НДС по приобретенному топливу.Когда топливная компания предоставит акт, счет-фактуру, распечатку по операциям с топливными картами, делаем проводки:
Дт68 — Кт19 — принят к вычету НДС на основании полученного счета-фактуры;
Дт20 (25, 26, 44) — Кт10 субсчет «Топливо» — списан бензин в пределах норм.
Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter
Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!
Договор аренды автотранспорта у физического лица образец бланк
Рынок диктует свои условия гражданам. Во время кризиса становится популярным сдавать в аренду свой автомобиль, так как это приносит дополнительный (и весьма существенный) доход.
В рамках данного вопроса постараемся разобраться, как составляется договор аренды автотранспорта у физического лица.
Правила составления договора аренды автотранспорта у физического лица
Во-первых, договор составляется в письменной форме. К большому счастью, никакого удостоверения со стороны нотариуса здесь не требуется.
Во-вторых, перед составлением договора стоит проверить наличие всех документов у владельца. Сюда входят: техпаспорт на транспортное средство, водительские права (относится к тому, кто «снимает» этот автомобиль), документы, подтверждающие ОСАГО. Указанные документы следует внести в составленный договор.
Отметим, что российское законодательство предусматривает два вида договора на предоставление автомобиля в аренду: с экипажем и без экипажа.
Договор аренды с экипажем предполагает то, что автомобиль предоставляется вместе с водителем, который управляет транспортным средством. Сумма дохода в этом случае существенно вырастает, так как в договор обычно включается «пункт», из которого платят зарплату водителю.
- Договор аренды без экипажа возлагает управление автомобилем на арендатора или управомоченных им лиц.
- В-третьих, не забудьте указать стоимость аренды транспортного средства.
- Обязательные требования к договору
-
Наличие идентификационных данных сторон (не поскупитесь на указание ФИО, данных паспортов, включая регистрацию и проживание).
-
Укажите то транспортное средство, которое собираются сдать в аренду (не забудьте конкретизировать его: марка автомобиля, государственный номер, идентификационный номер автомобиля и так далее).
-
Отметьте недостатки транспортного средства. Обратите на этот пункт особое внимание. Если на автомобиле есть какие-то царапины, повреждения, то это следует отобразить в договоре. В ином случае арендодатель может потребовать деньги за нанесение ущерба его имуществу.
-
Установите временной промежуток, на который автомобиль будет сдан в аренду.
-
Определите основные права и обязанности арендатора и арендодателя. Не забывайте, что арендодатель должен дать Вам автомобиль, соответствующий требованиям и в надлежащем техническом состоянии (тормоза должны работать), а арендатор обязан выплачивать установленную сумму за аренду автомобиля в определенные сроки.
Ниже расположен типовой бланк и образец договора аренды автотранспорта у физического лица, вариант которого можно скачать бесплатно.
Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля
Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы.
Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.
Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.