Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпуска: кому работать? Все способы замены сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
На кого нельзя возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника
Зависимо от специфики работы законом запрещено поручать дополнительную работу некоторым сотрудникам:
- Женщинам нельзя поручать труд, связанный с ручным подъемом и перемещением тяжестей. Ограничения также действуют, если предстоящая работа превышает нормы предельно допустимых нагрузок для женщин (ч. 2 ст. 253 ТК).
- Совместителям запрещена дополнительная деятельность, если их предстоящая и основная рабочие функции связаны с вредными или опасными условиями труда. Тогда работника просят принести справку о характере и условиях труда по основному месту трудоустройства (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК).
- Также запрещено совместительство несовершеннолетних граждан.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
На практике используется два варианта замены работника:
- Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
- Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.
В чём разница между ВРИО и замещением?
Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.
Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.
Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.
Обычно совместителей привлекают в случае длительного отсутствия работника (например, отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, временная нетрудоспособность, требующая госпитализации и продолжительного лечения). Такую форму организации труда можно применить с использованием внутренних трудовых ресурсов (внутреннее совместительство) или взять на работу совместителя из другой организации (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ).
Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются гл. 44 ТК РФ. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Прежде чем принять сотрудника на работу по совместительству, необходимо уточнить, нет ли для него запретов и ограничений, связанных с выполнением данной работы. Так, исключено совместительство для лиц в возрасте до 18 лет, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).
Ограничения для совместительства предусмотрены не только трудовым законодательством (в частности, руководители организации могут работать по совместительству у другого работодателя лишь с разрешения уполномоченного органа юридического лица), но и специальными законами. Например, госслужащему запрещено участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией, за исключением некоторых случаев (ст. 17 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Особенности при выполнении работы по совместительству существуют и для педагогических, медицинских, фармацевтических работников, работников культуры (Постановления Правительства РФ от 04.04.2003 N 197 и Минтруда России от 30.06.2003 N 41).
Важный момент: запись, что работа выполняется на условиях совместительства (ч. 4 ст. 282 ТК РФ), обязательна в трудовом договоре.
Продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может трудиться как совместитель полный рабочий день.
Это одновременное выполнение уже работающим специалистом предприятия своих обязанностей и задач сотрудника, который временно отсутствует. Как правило, работодатель, составляя график отпусков на следующий год (граничный срок утверждения – середина декабря предыдущего года), уже думает о возложении обязанностей на третьих лиц во время ухода на отдых отдельных специалистов. В связи с чем, одновременно с расписанием отпусков составляется дополнительное распоряжение, утверждающее лиц, которые будут работать по совмещающему графику. В этом же документе указывается период выполнения работ и рассчитывается оплата за замещение. Сумма, требуемая к компенсации, уже в предыдущий год закладывается в бюджет фирмы. Доплата за совмещение должностей на время отпуска устанавливается с учетом времени, потраченного на выполнение каждой из работ в учетный период, а также согласно окладу должности.
Законодатель предусматривает такие особенности данного способа выполнения работы:
- процедура допустима исключительно в пределах одного юридического лица;
- важно наличие двухстороннего согласия, подтверждаемого письменным соглашением;
- выполнение работы производится исключительно в рамках граничного срока рабочего времени;
- обязательно одновременное выполнение и своих и делегированных обязательств.
Особенности оформления замещения главного бухгалтера и руководителя
Руководитель предприятия и главный бухгалтер – должности серьезные, поскольку подразумевают полную ответственность за деятельность компании и ведение финансово-учетной работы.
Руководителя замещает его заместитель. И это – его прямая обязанность, чаще всего зафиксированная в должностной инструкции.
Главного бухгалтера заменяет старший бухгалтер или иной финансовый работник предприятия.
Приказ не оформляется, если в трудовом соглашении момент замещения предусмотрен. В этом документе может присутствовать пункт, что работник замещает руководителя (главного бухгалтера), если тот отсутствует, в том числе и по причине болезни.
Величина доплаты за замещение руководителей не регламентируется в ТК. На практике, при выполнении его обязанностей или функций главного бухгалтера в приказе на замещение указывается сумма доплаты, которая соответствует разнице в окладе.
Когда на выполнение функций за этими должностями назначаются иные сотрудники, то необходимо оформить:
- служебную записку на замещение на период больничного или заявление;
- приказ на замещение.
Форма последнего аналогична той, о которой сказано выше.
Для замещения главбуха необходимо:
- Подготовить доверенность сотруднику, которая удостоверяет его полномочия действовать от имени главбуха по отношению к иным лицам и инстанциям.
- Оформить в банке документы, подтверждающие право подписи.
Последнее необходимо в том случае, когда визы руководителя на денежных документах недостаточно.
Пример расчета оплаты замещающему сотруднику
Пример. Главный бухгалтер находится с 01 по 31 марта 2017 г. на лечении в стационаре. Замещение поручено одному из работников бухгалтерии. В его должностных обязанностях нет пункта о том, что он выполняет функции главбуха на период его отсутствия. Поэтому руководитель при оформлении дополнительного соглашения назначил бухгалтеру оплату в виде разницы в окладах.
Исходные данные:
| Должность | Заработная плата (оклад), руб. |
| Главный бухгалтер | 50 000,00 |
| Бухгалтер | 38 000,00 |
Сумма доплаты 50 000 – 38 000 = 12 000 руб.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Существует несколько способов замены отпускников:
- Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
- Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
- Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
- Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).
Расширение обязанностей или совмещение
Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).
Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.
Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.
Замещение руководителя
Если приходится замещать руководителей организации, нужно соблюсти некоторые требования. Как правило, руководителя замещает кто-то из его замов, и в трудовом договоре с таким сотрудником на это делается ссылка. Издавать допсоглашение не нужно. Если же трудовым договором на заместителя руководителя не возложена такая обязанность, необходимо издать приказ, в котором указать это право.
Указать лицо, исполняющее обязанности руководителя организации в случае временного отсутствия начальника, можно в должностной инструкции. В ней необходимо указать, имеет ли заместитель право подписи документов на время отсутствия руководителя. На таких документах должны стоять его инициалы. Ответственность соответственно будет лежать на нем.
Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт
Объясняем, как правильно составить приказ
Первым шагом в процедуре составления будет обозначение реквизитов. В верхней части листа бумаги указываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Ниже по документу посередине страницы пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для документооборота внутри компании. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором фактически располагается офис фирмы.
Второй шаг – это основная часть. Начать её следует с обоснования издания приказа. Ёмко описываем причину (например, работник ушёл в отпуск). Далее необходимо сослаться на норму законодательства. В нашем случае это будет статья 72.2 ТК РФ. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:
- объявляем о переводе работника на другую должность вплоть до возвращения основного сотрудника (обозначаем ФИО подчинённого и занимаемую им должность согласно штатному расписанию);
- отдаём распоряжение кадровику составить и подписать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжение. Обычно эта обязанность ложится на кого-то из руководящего состава или на директора лично.
Обуславливать подробности условий труда по новой должности в приказе не следует. Размер оплаты труда, график и прочие моменты найдут своё отражение в доп. соглашении.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.
Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
- Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Чем отличается исполнение обязанностей от совмещения должностей
ТК РФ, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Однако в настоящее время следует руководствоваться ст.
151 ТК РФ, которая устанавливает, что размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются по соглашению сторон трудового договора. Кроме того, ранее в соответствии с подп. «а» п.
1 вышеуказанного Разъяснения замещающему работнику выплачивалась разница между его фактическим окладом и должностным окладом замещаемого работника в том случае, если замещающий работник не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника.
Однако, Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 11 марта 2003 г.
Внимание
На практике это означает дополнительную нагрузку на определённого сотрудника, причём новые действия, которые придётся выполнять человеку, совмещающему два занятия, могут не совпадать с действиями, изначально прописанными в трудовом договоре.
То есть человек как бы устраивается ещё на одну вакансию в своей фирме — и, конечно же, получает за это неплохое вознаграждение.
При этом он не подписывает ещё один трудовой договор и выполняет новые обязанности на протяжении рабочего дня — в свободное время от основной нагрузки.
Рассуждая о работе сразу по двум направлениям, следует различать термины «совмещение профессий» и «совмещение должностей».
Каким образом происходит замещение муниципальных должностей? Чтобы ответить на данный вопрос, достаточно понимать, что к муниципальным лицам относятся только те, кто не получил должность выборным путём либо получил её путём муниципальных выборов. К примеру, депутат не является муниципальным лицом, поскольку он был выбран иными выборами. И в данных случаях существуют определённые требования к лицу, которое будет замещать то или иное должностное лицо.
Здесь весомым фактором является и профессиональное образование, и стаж работы на муниципальной должности, и наличие определённых навыков и качеств, необходимых для осуществления рабочего процесса на желаемой должности. Естественно, что кандидатов может быть несколько, и это вполне обычное явление. Тогда организовывается проведение конкурса на замещение должности, где по определённым критериям выбирается наиболее подходящий кандидат. К слову, таким способом можно выбрать профессионала во всех смыслах, а его задачей будет показать, что данный выбор был верным.