С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Путевой лист 6 спец образец заполнения, которого вы можете изучить на нашем сайте, заполняется диспетчером транспортной компании. При этом водитель получает новый бланк только после сдачи предыдущего. Они заполняются каждый рабочий день перед началом маршрута. Бумага отдается водителю с печатью, штампом и датой выдачи. Это бумага государственного образца, по которому считается рабочее время и выплачивается заработная плата.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Требования к путевому листу

Образцы путевых листов в 2023 году должны будут содержать в себе следующую информацию:

1. В течение какого срока действует документ. Обязательно указывается полная дата — год, месяц и число. В случае, если путевой лист оформляется на срок более 1 дня, обязательно указываются даты начала и окончания действия документа.

2. Кто именно оформил путевой лист. До изменений в путевых листах с 2023 года в формах нужно было указывать сведения о владельце транспорта. Если документ оформляет ИП, он обязательно указывает в нём свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации по месту жительства, телефонный номер. Если бланк выдаётся от юридического лица, то в него вносят информацию об ОГРН, полном наименовании, телефонном номере, адресе местонахождения.

3. Какое транспортное средство используется в перевозках. Прописывается информация о том, какой тип (легковой, грузовой и другие), модель и марка транспортного средства используется в перевозках, а при наличии полуприцепов и прицепов также указывается информация о них. Если законом предусмотрена обязанность предсменного или предрейсового контроля, то время (часы и минуты), а также дата проведения техосмотра. Дополнительно прописывается регистрационный и/или инвентарный номер (последний актуален для троллейбусов и трамваев), километры пробега до и после окончания рейса или смены, время и дата выезда и возвращения. Новое правило в снятии показаний одометра: необходимо также указывать их в случае, если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов. Тогда указываются километры пробега при передаче транспортного средства от одного водителя другому.

4. Кто водитель или водители транспортного средства. В путевом листе прописывается Ф.И.О. водителя, а также время и дата проведения предсменного или предрейсового медосмотра.

5. Вид перевозки. Приказ выделяет 3 вида перевозок: коммерческие, для собственных нужд и в специальных транспортных средствах. В случае коммерческих перевозок дополнительно уточняется их категория — например, работа такси, заказная перевозка грузов или регулярный пассажирский рейс.

6. В форму путевого листа с 2023 года обязательно нужно включать информацию о виде сообщения. Минтранс в своём приказе выделяет 3 вида: междугородное, пригородное и городское.

Особенности заполнения

Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:

• с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
• показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
• журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
• если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
• необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.

Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2022 году

Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.

Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:

1. О владельце ТС:

• правовая форма юридического лица;
• наименование компании;
• ОГРН, местонахождение и телефоны.

1. Об автомобиле:

• тип ТС (легковой) и модель;
• реквизиты номерного знака;
• показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
• дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
• дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.

1. О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:

• ФИО;
• данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.

Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.

Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.

Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.

Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:

• один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
• срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.

Для каких случаев предусмотрена форма № 6

Форма № 6 называется «Путевой лист автобуса необщего пользования». Стоит заметить, что не дается четкого определения этой категории транспорта. Однако из сравнения с законом № 257-ФЗ можно сделать вывод, что это касается микроавтобуса, которым владеет лицо или государственный орган и который используется для осуществления их деятельности.

Важно! Автобусом необщего пользования правильно считать транспортное средство, находящееся в собственности муниципального учреждения, юридического или физического лица и применяемое им для собственных нужд.

Как пример, микроавтобус принадлежит организации и задействуется для того, чтобы развести персонал после рабочего дня. Тогда его можно отнести к транспортным средствам необщего пользования. То же самое относится и к машинам, которые используют для перевозки принадлежащих фирме грузов.

Как и в случае с другими транспортными средствами, компании, использующей микроавтобус, нужно оформлять сопроводительную документацию. Для этого можно взять ранее обязательный шаблон № 6. В бланке отражаются данные организации, ФИО водителя, марка транспортного средства. Предусмотренные в листке отрывные талоны используются для расчетов с заказчиком. Далее можно скачать бесплатно путевой лист автобуса образец.

Правила заполнения путевого листа, различия по формам

Путевой лист по форме № 6 оформляется в одном экземпляре на каждый автобус. Путевой лист по форме № 6 (спец) оформляется только на два заказа для одной организации, а потому он включает отрывную часть с двумя талонами. Кроме того, бланк № 6 (спец) выписывается в двух экземплярах или же больше, если во время одного рейса будут работать водители посменно.

Других различий между формами путевого листа на автобус № 6 и № 6 (спец) нет, то есть они заполняются аналогичным образом. Необходимо отметить, что обязательно нужно заполнять маршрут следования транспортного средства. При этом нужно писать точную информацию, наименования и адреса, а идентичные записи (к примеру, поездки по городу) не будут приняты к налоговому учету со стороны налоговых инспекторов.

Кроме непосредственного маршрута следования в путевом листе должна содержаться и иная информация по ГСМ, а именно:

• остаток ГСМ на начало смены;
• количество полученного ГСМ;
• расход ГСМ за день;
• остаток ГСМ на конец смены.

Введение понятия парковка

Первое нововведение заключается в том, что в тексте нормативного документа понятия «гараж (депо)» и «место постоянной стоянки» заменены на единое понятие «Парковка (парковочное место)».

Напомню, что понятие парковка было введено в ПДД 6 августа 2013 года а в закон «О безопасности дорожного движения» — 12 мая 2016 года.

В данном случае приказ Минтранса РФ приведен в соответствие другим нормативным документам.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Еще по теме Жалоба на страховую компанию — как и куда жаловаться

Введение понятия парковка

Первое нововведение заключается в том, что в тексте нормативного документа понятия «гараж (депо)» и «место постоянной стоянки» заменены на единое понятие «Парковка (парковочное место)».

Напомню, что понятие парковка было введено в ПДД 6 августа 2013 года а в закон «О безопасности дорожного движения» — 12 мая 2016 года.

В данном случае приказ Минтранса РФ приведен в соответствие другим нормативным документам.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

• водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
• регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
• путевой лист по форме №3;
• товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
• при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — специальное разрешение.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3, где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке «Режим работы» записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 «В чье распоряжение» раздела «Задание водителю» на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 «Время прибытия» должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку «Выдать горючее» – в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке «Подпись диспетчера».

Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Показания спидометра» механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 «Время фактическое» проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе «Движение горючего» в графу 9 «Остаток при выезде» он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке «Подпись механика» механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке «Подпись водителя» — водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Путевой лист автобуса необщего пользования на 2019 год

Путевой лист – это документ, по которому учитывается работа водителя, а также пробег, маршрут транспортного средства. Водители должны каждый день получать путевые листы, ведь они необходимы для бухгалтерского учета организации, налоговых инспекторов.

С помощью данных документов осуществляют учет затрат на топливо и вычеты из налоговой базы. Суть путевого листа заключается в уменьшении суммы уплаты налоговых взносов.

Использование автобусов организацией может быть как для общего назначения – городского и между городского маршрута, так и необщего пользования, то есть в целях доставки сотрудников до места трудовой деятельности либо для другого транзита. Учитывают работу указанного транспортного средства по путевому автобусному листу с необщим пользованием.

Применение путевого листа автобусов с необщим пользованием помогает учитывать работу транспорта, перевозящего людей, вместе с деятельностью водителя. Выдача этого документа должна соответствовать всем пунктам и производиться с наибольшей ответственностью.

Он является важным первичным документом, который обязательно подписывается водителем при получении. Водитель получает следующий путевой лист только в том случае, если он сдает предшествующий.

При этом он должен успеть сдать его до конца текущего дня или смены, иначе документ теряет свою актуальность.

Реквизиты в путевом листе для автобусов необщего пользования заполняются согласно утвержденной законодательством форме и правилам.

Новая форма путевого листа с 2020 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2020 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

• стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
• диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
• изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2020. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
• в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
• с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
• штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• информацию о владельце автомобиля;
• период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
• данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
• информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
• регистрационный номер;
• показания одометра;
• дату и время выезда и заезда на парковку;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Путевой лист автобуса. Форма 6

В качестве основного первичного документа учета работы автобуса (на городских маршрутах и в пригороде) используется путевой лист автобуса по форме №6. Главное назначение листа в том, что он является базой начисления заработной платы водителю.

Кроме того, в форме отражаются общие сведения об автобусе, расходе топлива и задании, полученном водителем. Как и в случае с путевыми листами на другие транспортные средства (к примеру, на грузовые автомобили), путевой лист автобуса должен быть с проставленной датой, печатью и штампом.

Титульная сторона формы имеет вид трех таблиц, в которых отражают:

• общую информацию об организации и автобусе (марка, номерной и гаражный знак);
• отметки о первичном приеме автобуса, при смене водителя и при возвращении (сдающая и принимающая сторона расписывается в технической исправности автобуса, кассы и переговорного устройства);
• показания спидометра (подписи ответственное лицо ставит при отправке автобуса и при возвращении);
• отметки о состоянии здоровья водителя;
• уточненные детали исполнения заказа (дата и время подачи автобуса, время выезда и возвращения автобуса по графику и по факту, время и причины простоев);
• подробная информация о расходе топлива.

На оборотной стороне формы предусмотрена таблица для расшифровки конкретных маршрутов (с временем отправления, прибытия, величиной пробега). Стоит отметить, что водитель должен указывать две величины пробега – с пассажирами и без (нулевой). Всю информацию вносят диспетчер предприятия и механик.

Назначение и область применения школьных автобусов

Необходимость доставки детей к месту обучения появилась очень давно. Первые повозки появились в столице Великобритании еще в начале 19 века. С развитием автомобильной промышленности и созданием ДВС стали выпускаться первыешкольные автобусы для детей. Сначала они имели простейшую конструкцию, но уже к концу 30-х годов 20-го века получили классический вид.

Сегодня такой транспорт применяется для решения следующих задач:

• Доставка школьников к учебному учреждению.
• Развозка детей по домам после завершения учебного процесса.
• Перевозка школьников к местам проведения разных событий в сфере спорта, развлечений, образования.
• Экскурсионные поездки и т. д.

В РФ школьные автобусы чаще всего используются для доставки детей к школе из удаленных регионов. Нередко бывают ситуации, когда учебное заведение находится только в районном центре, а в деревнях и селах их нет.

Похожие записи:

• Инструкция: разбираемся в статусах электронных больничных
• Нормы расхода топлива на 2022 год Минтранс РФ. Последняя редакция
• Жилищные субсидии в Москве в 2023 году